Un proceso lento y que requería de expertos
Esta empresa de desarrollo tecnológico tardaba hasta 12 horas en elaborar cada propuesta comercial. El Director Comercial era el único que podía hacerlo, ya que requería recopilar información de llamadas con el cliente, revisar necesidades específicas y buscar referencias de proyectos anteriores. Esto generaba un cuello de botella que limitaba las nuevas oportunidades de negocio.
“Si el Director Comercial estaba ocupado, toda la generación de propuestas se paralizaba. A la semana, apenas sacábamos tres propuestas”
Un bot que se conecta a las reuniones y transcribe
Para agilizar la recopilación de información, desarrollamos un bot que se une a las reuniones de briefing y transcribe la conversación en tiempo real. Captura automáticamente las necesidades del cliente, los requisitos técnicos y las expectativas del proyecto, evitando depender de anotaciones manuales y asegurando que toda la información quede registrada con precisión.
Plataforma web para gestionar y generar propuestas
Para estructurar mejor el proceso, creamos una plataforma web donde se almacenan todas las propuestas, se generan nuevas y se comparten accesos con los distintos miembros del equipo. Desde la misma herramienta se pueden realizar todas las siguientes funciones:
Análisis de la transcripción
El sistema utiliza un modelo de lenguaje (LLM) que analiza la transcripción de la reunión y extrae automáticamente la información clave. Identifica el tipo de proyecto y su alcance, detecta los requisitos esenciales y extrae los problemas y objetivos del cliente, asegurando que la propuesta esté alineada con sus necesidades sin omitir detalles importantes.
Recopilación y comparación con proyectos anteriores
Para mejorar la precisión y agilizar el proceso, la plataforma busca en el histórico de propuestas y compara el nuevo proyecto con casos similares.
• Ajusta la propuesta con datos reales, basándose en proyectos pasados como referencia.
• Estima mejor los tiempos y costos, reduciendo la incertidumbre en la planificación.
• Estandariza el formato, asegurando coherencia en todas las propuestas sin perder personalización.
Generación automática del borrador
Una vez analizada toda la información, el sistema genera automáticamente una propuesta en formato web interactivo, lo que facilita la visualización y personalización.
• La web tiene una estructura estándar para todas las propuestas, con información base sobre la empresa y su metodología.
• El LLM personaliza cada propuesta con los detalles específicos del cliente, sus necesidades y el planteamiento del proyecto.
• Se pueden incluir elementos interactivos, como enlaces a referencias, opciones de personalización de servicios y una sección con próximos pasos.
Este formato digital permite compartir la propuesta de manera rápida y profesional, sin necesidad de generar documentos largos o desactualizados.
Revisión y ajustes manuales
Antes del envío, cualquier miembro del equipo puede revisar y modificar la propuesta directamente en la plataforma. Si es necesario, se pueden ajustar detalles específicos o añadir información adicional para adaptarse mejor al cliente.
Este sistema ha permitido acelerar el proceso sin perder precisión ni personalización, eliminando la dependencia de una sola persona y asegurando que cada cliente reciba una propuesta optimizada en tiempo récord.
Propuestas comerciales en minutos
Gracias a este sistema, la empresa pasó de tardar 12 horas a solo 14 minutos en generar una propuesta comercial. Ahora, cualquier miembro del equipo puede crear, editar y enviar propuestas sin depender del Director Comercial, duplicando la capacidad de respuesta y optimizando el proceso de ventas.
La inversión fue de 12.000€ en 3 semanas, logrando un 98% de reducción en tiempo y aumentando la cantidad de propuestas enviadas de 3 a más de 6 por semana.
Automatizar este proceso no solo aceleró la generación de propuestas, sino que también mejoró la precisión y la personalización, permitiendo que la empresa responda más rápido a sus clientes y aumente su capacidad de cerrar nuevos negocios.